Ein idealer Tag – dank der YPROjekte Compliance Appliance

Herr K ist Geschäftsführer eines kleinen Unternehmens der Dienstleistungsbranche mit 15 Mitarbeitern. Ein typischer Ablauf eines Arbeitstages sah bis vor einem halben Jahr in etwa so aus:

Um 8 Uhr morgens betritt Herr K gut gelaunt und voller Tatendrang das Büro. Bei einer Tasse Kaffee beginnt er mit dem allmorgendlichen Ritual: der Abarbeitung seiner EMails. In seinem Posteingang befinden sich ca. 150 neue Eingänge, darunter Werbung, Nachfragen des Steuerberaters, diverse Projektmails in welchen er von seinen Mitarbeitern auf CC gesetzt wurde, die Anfrage eines neuen potentiellen Großkunden, eine Nachricht seiner Tochter dass sie am gestrigen Abend später nach Hause kommt, die Bitte eines Mitarbeiters um ein persönliches Gespräch, eine Nachricht des Bankberaters, diverse Newsletter, Spam – und endlose Dinge mehr. Zudem noch 100 Einträge vom gestrigen Tag, welche er aus Zeitmangel noch nicht abarbeiten konnte.

Herr K hat sich fest vorgenommen, zumindest heute im Emailpostfach aufzuräumen. Er liest die Projektmails seiner Mitarbeiter, löscht die Werbung, vereinbart mit dem nachfragenden Mitarbeiter einen Gesprächstermin, gibt dem Steuerberater die gewünschten Auskünfte. Zwischendurch erledigt er diverse Telefonate um nachzufragen und um auf den aktuellen Stand der Dinge zu gelangen. Zudem durchsucht er an diversen Orten alte Emails und sonstige Dokumente, um benötigte Informationen zusammenzutragen.

Er schaut auf die Uhr und stellt überrascht fest, dass es schon 12.30 Uhr ist und er eigenlich noch überhaupt nichts erledigt hat. Zudem hat er versehentlich beim Aufräumen die Anfrage des potentiellen Großkunden gelöscht, so dass diese auf immer unbeantwortet bleiben wird und der Kunde ein anderes Unternehmen beauftragt.

Nur wenige Monate später.

Das Unternehmen von Herrn K hat die YPROjekte Compliance Appliance von Laempe Risk Management eingeführt. Herr K besorgt sich den morgendlichen Kaffee und startet das Programm. Mit einem Blick auf die Workflowübersicht ist er in kurzer Zeit über den aktuellen Stand der Projektabarbeitung, relevante eingehende Emails und deren Bearbeitungsstand informiert. Über die Auswertung der Zeiterfassung sieht er, welche Projekte innerhalb der Zeitvorgabe liegen und bei welchen Projekten die veranschlagte Zeit voraussichtlich nicht ausreichen wird – obgleich solche Projekte nach der Einführung von YPROjekte zunehmend weniger werden.

Die eingehende Anfrage eines Kunden fällt sofort auf und mündet in ein entsprechendes Angebot, welches auf Grundlage der real für ein vergleichbares Projekt angefallenen Zeiten kalkuliert wird. Hierfür benötigte zusätzliche Informationen findet Herr K über die Volltextsuche per Mausklick, da sämtliche Informationen automatisch in der YPROjekte Compliance Appliance archiviert und volltextindiziert sind.

Eine separate Emailanwendung hingegen setzt Herr K so gut wie überhaupt nicht mehr ein. Sämtliche ein- und ausgehenden Mails werden von der YPROjekte Compliance Appliance automatisiert verschlagwortet, den passenden Projekten / Vorgängen zugewiesen und archiviert. Postfachübergreifend und über alle Mitarbeiter hinweg – womit beispielseise auch die bisher obligatorischen CC-Angaben für die Projektbeteiligten entfallen. Da YPRPOjekte über ein umfangreiches Berechtigungssystem verfügt, braucht sich Herr K auch keine Gedanken über den Schutz vertraulicher Informationen zu machen. Lediglich für private Mails, welche über ein nicht in das System eingebundenes Postfach laufen, verwendet Herr K noch Outlook.

Um 8.30 Uhr ist der Kaffee getrunken und Herr K auf dem aktuellen Stand der Dinge. Wichtige Aktionen hat er in YPROjekte mit einem konkreten Termin zur Abarbeitung eingeplant. Auch über evtl. Nachfragen des Finanzamtes muss sich Herr K. keine Gedanken mehr machen. Die YPROjekte Compliance Appliance archiviert automatisiert sämtliche ein- und ausgehenden Email auf eine GoBd konforme Art und Weise.

Herr K kann sich nun um seine wirkliche Aufgaben eines Geschäftsführers kümmern und sich der Frage widmen „Welches ist die EINE Sache, die ich jetzt tun kann und die höchste Priorität hat?“

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